Större förändringar inom ett företag kräver ofta mer tid och samordning än man först räknat med. Det kan handla om att införa ett nytt affärssystem, flytta verksamheten, bygga om lokaler, lansera en ny produkt eller genomföra en större organisationsförändring. När det vanliga arbetet samtidigt måste fortsätta finns en risk att projektet hamnar mellan stolarna.
I sådana situationer kan en extern projektledare vara ett alternativ till att lägga ansvaret på någon som redan har fullt upp med sina ordinarie arbetsuppgifter. Projektledaren får ett tydligt uppdrag och kan koncentrera sig på att hålla samman tidplan, ekonomi, leverantörer och interna resurser.
Intern kompetens betyder inte alltid att tiden finns
Många företag har medarbetare som egentligen har kunskapen som krävs för att leda ett projekt. Problemet är ofta tiden. En ekonomichef, IT-chef eller produktionschef kan exempelvis vara väl lämpad att driva ett förändringsarbete, men samtidigt ha ett omfattande ansvar för den löpande verksamheten.
Om projektledning läggs ovanpå det ordinarie arbetet finns en risk att både projektet och vardagsverksamheten blir lidande. Möten skjuts upp, beslut drar ut på tiden och frågor som kräver uppföljning blir liggande. En extern projektledare kan i stället ha projektets framdrift som sin huvudsakliga uppgift.
En utomstående kan lättare hålla fokus på projektets mål
En person som kommer utifrån har ofta en annan position än de anställda som redan arbetar i organisationen. Projektledaren behöver inte på samma sätt ta hänsyn till gamla arbetssätt, historiska konflikter eller invanda uppdelningar mellan olika avdelningar.
Det betyder inte att en extern konsult automatiskt fattar bättre beslut. Däremot kan det vara enklare för någon utifrån att ställa frågor om varför vissa rutiner ser ut som de gör och om de verkligen är nödvändiga för projektet. Ibland kan just den typen av frågor få en organisation att upptäcka sådant som blivit självklart med tiden.
Tydliga roller minskar risken för konflikter
Ett vanligt problem i större projekt är att det inte är tydligt vem som faktiskt fattar beslut. Flera personer kan vara involverade samtidigt som ingen har ett tydligt mandat att avgöra hur projektet ska gå vidare. Resultatet blir ofta långa diskussioner och förseningar.
En projektledare kan fungera som den samlande punkten mellan företagsledning, medarbetare, leverantörer och andra konsulter. För att det ska fungera måste projektledaren dock få ett tydligt mandat. Det bör vara klart vilka beslut konsulten får fatta själv och vilka frågor som måste lyftas till företagsledningen.
Projektets ekonomi behöver följas löpande
Det är lätt att fokusera på slutresultatet och glömma hur många mindre kostnader som uppstår längs vägen. Externa konsulter, programvaror, utrustning, resor, utbildning och arbetstid kan tillsammans göra att ett projekt blir betydligt dyrare än den ursprungliga kalkylen.
En viktig del av projektledningen är därför att följa kostnaderna medan projektet pågår. Avvikelser bör upptäckas tidigt, när det fortfarande finns möjlighet att ändra omfattning, arbetssätt eller tidsplan. Att först efter avslutat projekt konstatera att budgeten överskridits hjälper sällan företaget särskilt mycket.
Extern projektledning passar särskilt bra vid tillfälliga förändringar
Det finns sällan anledning att anställa en heltidsprojektledare om behovet bara uppstår några gånger per år. Ett företag kan exempelvis behöva specialistkompetens under sex månader för att genomföra ett systembyte och därefter inte ha något motsvarande behov under flera år.
Här passar konsultmodellen bra. Företaget kan ta in den kompetens som behövs under projektperioden och avsluta uppdraget när arbetet är färdigt. Det blir särskilt intressant när projektet kräver erfarenhet som inte behövs i den normala verksamheten.
Erfarenhet från liknande projekt kan spara mycket tid
En erfaren projektledare har ofta varit med om samma typ av problem tidigare. Det betyder inte att två företag fungerar likadant, men många svårigheter återkommer. Leveranser blir sena, krav förändras, olika avdelningar har olika prioriteringar och kostnader visar sig vara högre än väntat.
Den som har hanterat liknande situationer tidigare kan ofta upptäcka riskerna tidigare. Det kan vara en av de största fördelarna med att anlita en konsult. Företaget köper inte bara arbetstid utan även erfarenheter från projekt som redan har genomförts på andra håll.
Rätt konsult behöver förstå verksamheten
Projektledarerfarenhet är viktig, men den räcker inte alltid. En konsult som ska leda ett avancerat IT-projekt behöver förstå de tekniska frågorna tillräckligt väl för att kunna kommunicera med utvecklare och leverantörer. Ett projekt inom produktion eller logistik ställer andra krav.
Därför bör företaget inte bara titta på hur många år personen arbetat som projektledare. Tidigare uppdrag, branschkunskap och förmågan att förstå verksamhetens ekonomiska mål är minst lika viktiga. Den bästa projektledaren är ofta den som kan kombinera struktur och uppföljning med en praktisk förståelse för vad företaget försöker åstadkomma.
